Medarbetarsamtal på distans i fem enkla steg

Lyckade utvecklingssamtal kännetecknas i allmänhet av att man för en öppen dialog och bygger förtroende. De bör genomföras på ett sätt som möjliggör ett dubbelriktat personligt samtal. I praktiken innebär det ofta att samtalen genomförs genom att träffas. Men hur kan man uppnå samma resultat online i en värld där distansarbete har blivit allt vanligare och teamen ofta är utspridda över olika platser?

Förändringarna i våra arbetsmetoder kräver ett nytt sätt att tänka när det gäller att bemöta och leda medarbetarna. Som tur är finns det en mängd digitala verktyg som gör det lättare att leda på distans. Men fungerar utvecklingssamtal verkligen på distans? De tekniska möjligheterna har visserligen förbättrats men är det verkligen möjligt att hålla samtal som är lika personliga och av lika hög kvalitet som samtal öga mot öga?

Svaret på båda frågorna är utan tvekan ja. Men som med alla digitala verktyg måste man tänka igenom hur man använder dem. Framgångsrika utvecklingssamtal på distans förutsätter goda förberedelser. För att hjälpa dig att komma igång har vi samlat våra fem bästa tips för att gå från fysiska möten till onlinemöten på ett framgångsrikt sätt.

Förändringarna i våra arbetsmetoder kräver ett nytt sätt att tänka när det gäller att bemöta och leda medarbetarna.

1. Säkerställ en lugn och personlig miljö

Förutsättningarna för bra utvecklingssamtal är desamma online som för fysiska möten: båda parterna måste säkerställa en god miljö för samtalet.

Välj en tidpunkt då ingen av er kommer hastande från ett annat möte eller är på väg till nästa. En lugn plats gör också att det känns mer naturligt att aktivera videoanslutningen, och så undviker man onödiga bakgrundsljud.

Ibland tenderar deltagarna att börja möten utan att ha aktiverar sina videoanslutningar. Det kan bero på att det har blivit en vana i organisationen, på att internetuppkopplingen är dålig eller på att deltagarna inte gärna visar upp sig i hemmaklädsel och rufsigt hår. Men samtalet känns mer personligt om man ser varandra, så uppmuntra gärna alla att använda video.

2. Noggranna tekniska förberedelser

Ett lyckat och effektivt utvecklingssamtal förutsätter att båda parter förbereder sig noga. Förutom att förbereda det faktiska innehållet är det också viktigt att i förväg kontrollera att tekniken fungerar.

Se till att du vet hur man använder de viktigaste funktionerna i det mötesverktyg ni använder. Fungerar både bild och ljud för båda deltagarna? Kan ni dela de skärmvyer ni vill kunna titta på tillsammans?

Huvudfokus bör ligga på samtalets innehåll, inte på de tekniska detaljerna. Detta är förstås självklart, men glöms ändå ofta bort. Vi har alla varit på möten som inleds med tekniska problem som stjäl värdefull tid från samtalet och leder bort tankarna från det som verkligen betyder något.

Att förbereda sig tekniskt borde vara självklart, men förbises ofta: vi har alla varit i möten som börjat med trilskande teknik.

3. Strukturera och styr samtalet med hjälp av olika verktyg

Onlineverktyg har mycket att erbjuda som kan hjälpa dig att utveckla genomförandet av utvecklingssamtal i allmänhet. Kanske ger dig detta det perfekta tillfället att äntligen överge papper och penna till förmån för det digitala?

Det är enkelt att skapa en klar och tydlig struktur för samtalet med digitala HR-verktyg som en HR-lösning, och det är också lätt att tillsammans titta på chattagendan eller frågeformuläret på en delad skärm. Du kan använda dig av färdiga frågeformulär och formulärmallar och redigera dem efter behov. Enkel åtkomst till annat samtalsrelaterat material som lagras i ett HR-system underlättar granskning av mål och utveckling på individ-, team- och till och med organisationsnivå.

Att ta med några offlineaktiviteter kan också vara trevligt. Njut av en färsk kopp kaffe under samtalet eller kom överens om någon annan fysisk detalj som skapar en snarlik miljö för er båda. Detta skapar en känsla av att verkligen vara på samma plats trots att ni delar den via en onlineanslutning.

4. Kom ihåg grundreglerna för en jämlik dialog

Samma grundregler för ett bra utvecklingssamtal gäller även när det förs online. Det ska vara personligt, konsekvent, rättvist, datadrivet och framåtblickande.

Samtal på distans är betydligt mindre beroende av tid och plats och därför ännu enklare att ordna utifrån den anställdes behov och önskemål. Vissa föredrar ett mer ordnat och systematiskt samtal, andra vill prata mer öppet och fritt. Ge samtalspartnern möjlighet att påverka tidpunkten, längden och innehållet i samtalet.

Även om tekniken erbjuder nya möjligheter, är det viktigt att inte glömma bort dynamiken i tidigare samtal. Om din teammedlem har varit nöjd med tidigare utvecklingssamtal är det bäst att försöka hålla sig till de aspekter som då gjorde dem lyckade även när de nu förs på distans.

Var uppmärksam på hur samtalet löper och vem som tar mest plats. En person som är van vid att samtala på distans kan lätt ta över samtalet och lämna för lite utrymme för de mer oerfarna. Se till att ge den andra parten tillräckligt med utrymme att bidra. Eftersom sociala signaler är svårare att uppfatta när man inte möts fysiskt är det viktigt att verkligen uppmuntra den andra parten att aktivt delta i samtalet. Se också till att undvika onödiga avbrott.

Var uppmärksam på hur samtalet löper och vem som tar mest plats.

5. Dra nytta av de nya möjligheterna

Du får ut mest av tekniken när du använder den för att hantera de sidor av samtalen som kräver mindre av en mänsklig touch eller för att lägga till värden som offlineverktyg inte kan erbjuda.

Du kan till exempel ställa in påminnelser och följa upp överenskomna mål, be om feedback i form av bilder och smileys eller till och med använda spelelement i samtalet. Onlineformatet ger praktiskt taget obegränsade möjligheter att göra samtalen mer givande på olika sätt.

Experimentera och förbättra allt eftersom

När båda parter är väl förberedda inför samtalet och är öppna för möjligheterna som onlineformatet erbjuder kan samtal på distans bli mycket givande.

Det bästa sättet att utveckla samtalsmetoden ytterligare är att be om direkt feedback. Fråga efter samtalet om medarbetaren är nöjd med diskussionen, med det tekniska utförandet och med de frågor man kommit överens om att behandla.

Eftersom distanssamtalen faktiskt kan ta mindre tid och är mindre platsbundna är det möjligt att ha dem oftare och på ett mer flexibelt sätt. Att genomföra utvecklingssamtal på distans kan i slutändan även ge en fantastisk möjlighet att granska samtalsmetoderna i största allmänhet. Lycka till!