Jungle Juice Bar | Framgång i en tid av snabba förändringar

Grunden till bättre HR

I januari 2020 tog en av medarbetarna, Elli Holappa, steget att bli företagets VD. Visserligen hade Jungle Juice Bar expanderat under en framgångsrik tioårsperiod, men man närmade sig snabbt en punkt där ett avgörande problem måste lösas. Det behövdes en centraliserad HR-process för att tillväxten inte skulle påverkas av ineffektiv hantering av de många deltidsarbetande medarbetarnas behov av flexibla arbetspass som förändrades från månad till månad.

”Vi hade ett slags HR-system på plats, men det kunde inte uppfylla våra behov. Vi behövde ett sätt att snabbt uppdatera anställningsavtal eftersom vi har många deltidare att hantera varje månad. Vi tyckte det vore rättvist att låta våra anställda uppdatera sina timavtal månadsvis efter deras behov.

”Det här brukade innebära mycket manuellt arbete. Tack och lov ändrade Sympa på det. Idag är Sympa integrerat med vårt personalplaneringssystem (WFM), och alla anställda kan ändra sin tillgänglighet per månad och har tillgång till alla relevanta personaldata på en central plats, inklusive avtalsinformation, semesterersättningar, sjukskrivningsstatus, utvecklingssamtal med mera. Sympa är vår centrala punkt för datahantering.”

Anpassning till plötsliga förändringar

Det var tänkt att 2020 skulle bli ett år av firande för Jungle Juice Bar eftersom företaget förberedde sitt 10-årsjubileum. När covid-19 drog undan mattan tidigt under våren fick man dock slopa planerna – liksom många andra – och tvingades göra en del radikala förändringar.

Jungle Juice Bar hittar man vanligtvis i nära anslutning till köpcentrum och pendlingsnav där man betjänar förbipasserande shoppare, fotgängare och pendlare i behov av en färsk och hälsosam energikick. Med pandeminedstängningarna sjönk antalet besökare dramatiskt och det krävdes snabba åtgärder för att verksamheten inte skulle hamna i en allvarlig situation.

”Efter mars 2020 fick vi skrota alla våra ursprungliga planer för året. Vi ställdes inför plötsliga nya utmaningar och vi var tvungna att fatta radikala beslut. Ett kristeam och en kostnadsbesparingsplan var bland de första sakerna vi införde när vi började hantera förändringen. Lyckligtvis hade vi HR-systemet på plats och det kunde ge oss avgörande data som stödde många av de svåra beslut vi var tvungna att fatta.”

En snabb omställning med hjälp av Sympa

Holappa, som fortfarande inte hunnit bli varm i kläderna, stod inför de dubbla utmaningarna att växa in i rollen som VD och samtidigt stötta mer än 450 anställda i permitteringsprocessen.

Hon förklarar: ”Eftersom företaget främst anställer unga studenter som precis är på väg in på arbetsmarknaden var det många som inte kände till de fackliga förhandlingsprocesserna.” Det var upp till ledarteamet att ge stöd och hjälpa medarbetarna att ta sig igenom alla steg.

”Sympa-teamet hjälpte oss att förmedla ett digitalt permitteringsformulär till de anställda genom vårt HR-system inom 24 timmar efter att vi bad om deras hjälp. Deras utmärkta systemstöd och förståelse för de tuffa villkor som våra anställda stod inför gjorde att vi kunde ge tydliga, praktiska råd med minsta möjliga fördröjning. Utan Sympa skulle denna redan obehagliga process ha varit en total mardröm.”

En företagskultur som hjälper andra

Även om tiderna var tuffa ville Jungle Juice Bar-teamet fortfarande hålla fast vid de värderingar och den kultur som hade fört företaget så långt. Större delen av verksamheten stod tillfälligt still, men man ville inte att lagret av färsk frukt skulle gå till spillo.

”Vi befann oss i ett tufft läge, men vi bestämde oss för att det bästa vi kunde göra var att hjälpa andra på alla sätt vi kunde. Vår fantastiska personal höll med, och det slutade med att vi donerade mer än 2 500 smoothies till sjukhuspersonal i Finland och Sverige. Det är en bekräftelse att vår företagskultur fungerar när våra medarbetare, trots sina personliga utmaningar, väljer att göra det bästa av det vi hade och hjälpa andra.”

Med sikte mot framtiden

För att stärka företagets HR-verksamhet ytterligare – även i oroliga tider – kommer Jungle Juice Bar att fokusera på att vårda det starka band med sina anställda som man skapat genom öppen dialog, centraliserade processer och djupgående HR-data.