Ett system som innehåller allt eller flera som är bäst i klassen?

Kanske har du hört de engelska uttrycken "Best of Breed" och "All in One" i relation till HR-verktyg? Här tittar vi lite närmare på vad de innebär egentligen.

HR-dilemmat: ett system som innehåller allt eller flera system som är bäst I klassen?

(och varför det är så viktigt att utvärdera hela HR-ekosystemet)

Inom tech, inte minst HR-tech, pågår en viktig diskussion och en spännande utveckling: allt-i-ett eller bäst i klassen? Kanske har du hört uttrycken all-in-one och best-in-breed? När man ska köpa in nytt system är det en av de första och viktigaste frågorna att ta ställning till.

Först och främst finns det inget HR-system som är heltäckande. Inget enskilt verktyg kan tillgodose alla unika behov för en organisation. Ett enda system kan tillgodose några av behoven i mindre företag i dag, men kommer till korta vad gäller omfattning och funktionalitet och möjligheten att utvidga och integrera systemen i takt med att företagen växer.

Medan ett HR-system som kan hantera de flesta områden på kravlistan erbjuder enkelhet i form av att det bara är ett system som ska underhållas och implementeras, öppnar ett skräddarsytt system som best-in-breed upp möjligheter som eventuellt missas när man förlitar sig på en enda leverantör. Nackdelen är att priset kan bli högt och systemet kan kännas alltför komplicerat.

Allt börjar och slutar med era behov – ta fram en kravlista

Att upphandla ett nytt HR-system kan kännas som en djungel, men att ta fram en ordentlig kravlista hjälper oftast så att det blir enklare att se vilka krav ni har, vad som är nice to have och vad som kanske inte alls är viktigt.

När ni sedan har gjort research och fått demo av flera olika system är det dags att utvärdera vilket som passar era behov bäst. Om ni har behov av att upphandla flera områden samtidigt, såsom HR-system och masterdata, lönesystem, lönekartläggning, eller kanske tidsrapportering gäller det också att utvärdera hur många system ni behöver.

Att välja ett och samma system som kan hantera allt kan kännas som den enklaste lösningen, men risken är att ni växer ur systemet i takt med att behov förändras, nya kontor öppnar, eller att ni expanderar till ett nytt land.

Om ni kommer fram till att ett enda system inte kan täcka era behov är det dock viktigt att se på hela ekosystemet – hur ska systemen kopplas ihop?

Bland annat är det viktigt att undersöka:

• Finns det integrationer mellan systemen?
• Hur samarbetar leverantörerna? Vem tar ansvar om det uppstår problem?
• Vad krävs av er och vad gör leverantörerna?

Här kan det även vara idé att se över befintliga system. Skulle de kunna fungera bättre ihop? Finns det rent av integrationsmöjligheter som kan förenkla?

Sammanfattningsvis: ett eller flera system för HR?

Var noga i kravställningen och utvärdera så att systemet/systemen ni väljer verkligen täcker era behov, även när det gäller anpassningar ni vill kunna göra och eventuella framtida behov när ni växer eller organisationen förändras. Om ni kommer fram till att ett enda system inte kan täcka alla era behov är det också viktigt att se över hur de ska integreras.

Så resonerar vi på Sympa

>För att fortsätta vara en framtidssäkrad lösning och ge våra kunder ett långsiktigt värde fokuserar Sympa på ett kärnbegrepp: skalbarhet. Våra kunder måste ha möjligheten att införa nya funktioner och integrationer till andra nödvändiga system som är bäst inom sina respektive områden. Vi är bäst i klassen på att göra just det: sammanlänka det ekosystem av verktyg ni behöver för att bygga upp en global HR-funktion med lokala insikter.

Ett väl integrerat HR-ekosystem kan nämligen hjälpa er att:

• Minska manuella processer genom att ni slipper skriva in samma uppgifter i flera system
• Decentralisera data – eftersom integrationer kan hjälpa er att se till att uppdaterad data blir tillgänglig för fler inom organisationen, t.ex. genom att skicka information från lönesystemet som vanligtvis endast används av få personer, så att chefer får tillgång till viktig statistik.
• Öka datasäkerheten – med ett system som agerar masterdata behöver ni bara uppdatera information på ett ställe, vilket minskar risken för fel och utdaterad information.
• Tillgång till fler funktioner och system som är bäst inom sina respektive områden.