Ett bra HR-system låter dig fokusera på utveckling

När vi funderar kring fördelarna med ett HR-system ligger vårt fokus oftast på siffror. Betydande besparingar och bättre informationsflöde följer självklart med ett digitalt HR-system, men den verkliga potentialen ligger i hur systemet kan ge förändringar i det faktiska HR-arbetet.

Rätt slags HR-system underlättar genom att automatisera rutinuppgifter så att HR-personalen kan fokusera på verkligt ledarskap och prioritera utvecklingsarbete. Och i det lite längre perspektivet är det den säkraste vägen till verkligt goda resultat.

HR-system genererar en ändlös mängd fakta och siffror. I vår tidigare blogg undersökte vi hur en investering i ett system som Sympa HR normalt betalar sig redan på 10 månader. Detta belyser förstås klokheten i att införa ett bra HR-system. HR-statistik innehåller också viktiga siffror – med rätt siffror som underlag kan en organisation avgöra om det egna HR-arbetet fokuserar kring de viktigaste frågorna. Här är det angeläget att inse att verkligt betydelsefulla förändringar sällan återspeglas i kortsiktig statistik.

Det rätta HR-systemet tar inte din tid – det frigör tid

Enligt en undersökning från Duke University i USA lägger HR-chefer normalt bara 25 % av sin arbetstid på utveckling och att vara en strategisk partner till företagsledningen.

Tyvärr går merparten av HR-chefers arbetstid åt för att utföra ett antal mindre kvalificerade administrativa rutinuppgifter som exempelvis ad hoc-rapportering och att uppdatera data. Rätt HR-system kan frigöra tid genom att rutinuppgifter utförs på ett avsevärt mer effektivt sätt – tid som kan användas till utvecklingsarbete. Enkelt uttryckt: HR-chefer kan lägga mer tid på det som har störst betydelse och bidrar till de viktigaste resultaten.

Hur sparar ett HR-system tid åt dig?

Ett bra HR-system hanterar dagliga rutinuppgifter mer effektivt. Automatiska påminnelser om kvalificerande perioder, Excel-fria arbetsflöden för att sköta semestrar och frånvaro, eller automatisering av rekryteringsprocesser. Allt det här är exempel på hur ett HR-system ger verktyg som frigör tid till de viktiga uppgifterna kring utveckling och ledarskap.

Ett HR-system gör att du enklare och snabbare kan hantera data kopplad till anställning och anställda. Vår senaste undersökning visar att 27 % av HR-chefer upplever att det är onödigt svårt och tidskrävande för en ny gruppledare att skapa sig en korrekt överblick av hur den egna gruppen presterar och vilka kompetenser som finns. Den bästa lösningen är att spara alla uppgifter på ett ställe, så att informationen alltid finns lättillgänglig för de som behöver den.

God datahantering gör det även enklare att ta del av intressanta siffror utöver prestandanivåer. När ett bra och modernt system har verktyg för att i realtid mäta faktorer som arbetstillfredsställelse, sjukfrånvaro och personalomsättning – då klarnar den övergripande bilden. Detta är A och O för strategiskt chefsarbete inom HR och för att kunna fatta snabba men evidensbaserade beslut.

Fokus på det grundläggande

Rätt HR-system spar alltså tid, och ännu viktigare, det förändrar HR-arbetet.

Det rätta HR-systemet gör att man kan ägna tid åt verklig HR-management istället för mekaniska HR-rutiner. En bra tumregel när det gäller HR är att automatisera alla mekaniska rutiner och allt som minskar tiden som kan läggas på utvecklingsarbete.

Nyligen lät vi genomföra en studie av de effekter som Sympa HR-systemet hade under det första året efter införandet. Vi kunde glatt konstatera att studien visade en påtaglig förändring i hur tiden användes. Rutinuppgifter bedömdes som enklare att hantera och chefer fick tre extra timmar per vecka över till viktiga ledarskapsuppgifter.

När allt kommer omkring är just detta en av de mest påtagliga och viktiga fördelarna med ett HR-system.