VMS Groups succeshistorie med Sympa

En virksomhed i vækst med et behov for et HR-system

VMS er gået fra blot at have fem medarbejdere i 2001 til i dag at beskæftige 175 medarbejdere. Størstedelen af dem arbejder i Danmark, og de resterende medarbejdere arbejder i Brasilien og Namibia, hvor virksomheden har to datterselskaber. VMS har en række forskellige roller, såsom serviceteknikere og supervisors, der rejser verden rundt, og et team af senior projektledere.

Inden VMS implementerede Sympa var det tydeligt, at de var vokset fra de værktøjer, de indtil da havde brugt til at håndtere deres medarbejdere. Data var spredt over en række forskellige systemer og servere, og til tider var det svært at vide præcist hvor mange medarbejdere, der arbejdede for VMS på de forskellige lokationer. Eftersom det ikke altid var ligetil at spore, hvem der havde adgang til følsomme medarbejderdata, var det også vanskeligt at sikre 100% datasikkerhed og GDPR-overholdelse.

Et HR-system der binder operationerne sammen

Da Lene Understed Jacobsen tog over som HR manager tilbage i 2015, besluttede hun, at HR-operationer skulle være i stand til at følge med ekspansionen af deres forretning og HR-processer. Mange led i HR-processerne, såsom kontrakthåndtering og rapportering, skulle strømlines. “Derudover resulterede vores rekrutteringsforløb ofte også i en konstant og overvældende overflod af e-mails, og vi havde intet pålideligt notifikationsflow med hensyn til certifikater, visum eller arbejdstilladelser, der var ved at udløbe. Situationen var en reel udfordring”, beskriver Jacobsen.

Jacobsen gik i gang med at søge efter det bedste HR-system til VMS. Da hun så, at Sympa kunne tilpasses til lige præcis VMS’ behov, var beslutningen nem at tage. “Jeg opbyggede en business case til vores CFO og CEO, hvor jeg lagde de løbende omkostninger for alle systemerne, der kunne erstattes af Sympa, sammen. Nogle af disse systemer blev kun brugt en gang om året. Jeg foreslog derfor, at vi brugte disse penge på et nyt system, der endda ville give os adgang til endnu flere værktøjer” forklarer hun. “Det var en stærk og overbevisende case – Sympa kunne endda meget nemt integreres med vores lønsystem”.

Et smidigt og nemt implementeringsforløb

For at sikre at implementeringen var hurtig og effektiv valgte Jacobsen en meget strategisk tilgang. Hun afsatte en fast dag om ugen til at følge med i udviklingen. Jacobsen var meget glad for måden, Sympa og VMS arbejdede sammen på. “Sympas implementeringskonsulent havde selv erhvervet et HR-system i en tidligere stilling og var derfor lynhurtig til at forstå vores behov”, siger hun. Jacobsen sikrede også en effektiv intern udrulning af systemet. “Da systemet var oppe at køre, fik alle medarbejdere en intro på en time, og eftersom systemet er meget intuitivt at bruge, kom hele virksomheden hurtig godt i gang med at bruge det,” tilføjer hun.

At holde den rette kurs

Det har været meget gavnligt at samle alt i ét system. “Vores forretning er meget afhængig af vores specialister, og at de certifikater, de har brug for til forskellige arbejdsprojekter, er gyldige. Med Sympa kan vi nu fremhæve de områder, hvor vores medarbejdere ønsker at udvikle sig, så vi sikrer os, at de får den korrekte træning. Vi kan administrere certificeringer, har adgang til en brugbar kalenderoversigt og kan tracke vores vigtigste KPI’er; fravær og arbejdsskaber” siger Jacobsen. “HR-systemet hjælper os også med smart og effektivt at rekruttere de helt rigtige specialister”.

For Jacobsen skiller en funktion sig især ud som en kæmpe støtte i det daglige arbejde: rapporteringsværktøjet. “Jeg elsker Sympa og dets rapporteringsværktøjer. Jeg elsker at udarbejde rapporter og grave ned i data. Jeg beslutter blot, hvilke data jeg ønsker at omdanne til en rapport, og så er rapporten klar på et snuptag.” Nu hvor systemet er oppe at køre, kan VMS nyde de mange fordele ved at have et system, der både strømliner HR-processerne og kan håndtere alle de nødvendige data og dokumenter et sikkert sted. “Sympa er det perfekte match for en ambitiøs og international virksomhed, som vores, og vil hjælpe os meget – både nu og i fremtiden.”