VMS Group

Ett växande företag med behov av ett HR-system

Från fem anställda 2001 har man idag nått 175 medarbetare. Majoriteten sitter i Danmark med undantag för några anställda i Brasilien och Namibia, där organisationen har två dotterbolag. VMS har anställda i flera olika roller, exempelvis industritekniker, serviceingenjör och chefer samt ett projektledningsteam.

Före VMS implementerade Sympa hade man växt ur det verktyg man en gång tyckt varit nog för att ha koll på personaldatan. Data var då utspridd i olika system och på olika servrar. Det fanns tillfällen när man inte visste exakt det totala antalet anställningar organisationen hade vid en viss tidpunkt. Dessutom fanns det en osäkerhet om vem som hade tillgång till känsliga uppgifter vilket resulterade i en tveksamheter gällande datasäkerhet och GDPR-krav.

Ett system som knyter ihop verksamheten

När Lene Understed Jacobsen tog över som HR-chef 2015 bestämde hon snabbt att organisationens HR behövde hänga med i företagets tillväxttakt. Många delar av HR-arbetet, såsom kontraktshantering och rapportering behövde förbättras. ”Dessutom såg vi ett enormt inflöde av e-post vid varje rekrytering och vi hade ingen pålitlig notifikationsfunktion för certifikat, visum eller arbetstillstånd som gick ut. Hela situationen var utmanande”, förklarar Jacobsen.

Jacobson började leta efter ett HR-system. När hon förstod att Sympa kunde anpassas efter VMSs specifika behov var det ett lätt beslut. ”Jag satte ihop ett business case till vår CFO och CEO där jag räknade ut de totala kostnaderna för alla våra system som kunde ersättas av Sympa. Några gamla system använde vi knappt någon gång per år. Jag föreslog att besparingarna skulle öronmärkas för ett nytt HR-system som gav oss fler verktyg”, förklarar hon. ”Det var ett starkt case – Sympa integrerade dessutom mot vårt befintliga lönesystem.”

En smidig och enkel implementation

Jacobsen hade ett väldigt strategiskt förhållningssätt till implementationen för att försäkra sig om att det blev en snabb och effektiv igångsättning. Hon blockade en dag i veckan för projektet för att helhjärtat kunna styra projektet. Hon var väldigt nöjd med samarbetet mellan VMS och Sympa. ”HR-systemkonsulten från Sympa hade själv upphandlat ett HR-system i en tidigare roll så hon förstod snabbt vad jag var ute efter”, berättar hon. Jacobsen försäkrade sig också om att den interna utrullningen av systemet genomfördes på ett smidigt sätt. ”När systemet var live fick alla anställda en timmes introduktion och eftersom systemet är intuitivt tog det inte lång tid innan systemet accepterades av medarbetarna”, fortsätter hon.

Att hålla den rätta kursen

Att samla all vår HR-data i ett system har varit väldigt fördelaktigt. ”Vårt företag är beroende av våra specialister och att enkelt kunna validera deras certifikat var viktigt. Med Sympa kan vi också identifiera och kartlägga möjligheter för kompetensutveckling och enkelt se till att medarbetarna  får den utbildning de behöver. Vi kan administrera certifikat, vi får en bra övergripande bild över nuläget och vi kan följa våra viktigaste KPIer, frånvaron och eventuella olyckor på arbetsplatsen,” säger Jacobsen. ”Systemet hjälper oss också med rekryteringen av rätt specialister på ett bra sätt.”

Det är just rapporteringsfunktionen som sticker ut för Jacobsen: “Jag älskar Sympa och rapporteringen jag kan göra. Jag älskar att skapa rapporter och gräva ner mig i siffrorna. Det är bara att bestämma vilken data jag vill åt och göra om det till en rapport.”

Nu när systemet är igång kan VMS dra nytta av fördelarna fullt ut. Jacobsen kan se sitt system effektivisera HR-processerna och samla all viktig data och dokument på ett säkert sätt. ”Sympa passar perfekt för ett ambitiöst internationellt bolag som vårt och jag är säker på att det kommer att hjälpa oss mycket – både nu och i framtiden”, avslutar hon.