VMS Group | Et velfungerende system

Et vekstselskap som manglet et velfungerende HR-system

Fra å ha bare fem ansatte i 2001 har VMS i dag over 175 ansatte. De fleste av dem jobber i Danmark, men også i Brasil og Namibia, der VMS har to datterselskaper. De ansatte i VMS består av industrimekanikere, serviceteknikere og kontrollører som reiser verden rundt, og selskapet har dessuten et team av erfarne prosjektledere.

Før VMS tok i bruk Sympa, var det ingen tvil om at de hadde vokst fra personalverktøyene sine. Data var spredt over en rekke forskjellige systemer og servere. Til tider var det vanskelig å vite nøyaktig hvor mange ansatte selskapet hadde på de ulike stedene, eller hvem som hadde tilgang til sensitive personopplysninger, noe som gjorde det vanskelig å ivareta personvernet og etterleve GDPR.

Et system som knyttet virksomheten sammen

Da Lene Understed Jacobsen overtok som HR-leder i 2015, innså hun at selskapets personalledelse måtte tilpasses den utvidede virksomheten og HR-prosessene. Mange deler av HR-virksomheten, blant annet kontraktsadministrasjon og rapportering, trengte å effektiviseres. “På toppen av det hele førte rekrutteringskampanjene våre til en stadig strøm av e-poster, og vi hadde ikke noe pålitelig system som kunne varsle oss når sertifikater, visa eller arbeidstillatelser utløp. Situasjonen var krevende,” forteller Jacobsen.

Jacobsen begynte å se seg om etter et relevant HR-system. Etter å ha sett hvordan Sympa kunne skreddersys for deres spesifikke behov, var valget enkelt. “Jeg utarbeidet en business case for økonomisjefen og administrerende direktør, der jeg summerte alle driftskostnadene for alle systemer som kunne erstattes av Sympa. Noen av dem ble bare brukt én gang i året. Jeg foreslo at vi skulle bruke det vi potensielt sparte til å anskaffe et nytt system som kunne gi oss enda flere verktøy,” forklarer hun. “Ledelsen ble overbevist – Sympa kunne til og med integreres perfekt med det eksisterende lønnssystemet vårt.”

En smidig og enkel implementering

For å oppnå en rask og effektiv implementering valgte Jacobsen en svært strategisk tilnærming. Hun satte av én dag i uken til å overvåke fremdriften nøye. Jacobsen var veldig fornøyd med samarbeidet mellom Sympa og VMS. “Sympas konsulent for implementeringsprosjektet hadde selv anskaffet et HR-system i en tidligere stilling, og forsto derfor raskt hva vi trengte,” sier hun. Jacobsen sørget også for en problemfri utrulling internt. “Etter at systemet var implementert, fikk alle ansatte én times opplæring, og siden systemet er veldig intuitivt, ble alle i selskapet raskt komfortable med det,” legger hun til.

Stø kurs fremover

Å samle alt i ett system har vært en kjempefordel. “Virksomheten vår er helt avhengig av spesialister, og at de har gyldige sertifikater for ulike prosjekter. Med Sympa kan vi fokusere på områder hvor de ansatte ønsker å utvikle seg, og dermed sørge for at de får relevant opplæring. Vi kan administrere sertifiseringer, vi får god kalenderoversikt og vi får oversikt over KPI-er, fravær og skader på arbeidsplassen,” sier Jacobsen. “Ved hjelp av systemet kan vi også rekruttere de rette spesialistene på en enkel og effektiv måte.”

Jacobsen trekker frem en funksjon som er ekstra nyttig for henne i det daglige arbeidet – rapporteringsverktøyet. “Jeg elsker rapporteringsverktøyet i Sympa. Jeg liker å lage rapporter og fordype meg i dataene. Jeg bestemmer meg bare for hvilke data jeg ønsker å bruke i en rapport, så er det gjort i en fei.” Nå som systemet er oppe og går, kan VMS nyte fordelene med å ha et system som både effektiviserer HR-prosessene og administrerer alle nødvendige data og dokumenter på ett og samme sted. “Sympa er helt perfekt for et ambisiøst internasjonalt selskap som vårt – systemet vil bli utrolig nyttig i lang tid fremover.”