Sådan skaber du en business case til et nyt HR-system

I løbet af sommeren 2019 begyndte HR-chefer at bemærke en ændring i den måde interne budgetdrøftelser foregik på. Det magiske argument var forsvundet - de kunne ikke længere bruge overholdelsen af GDPR som et trumfkort til at få den ønskede digitale udvikling af HR.

Det skyldes, at der ikke er sket ret meget siden GDPR trådte i kraft i maj 2018. Virksomhederne mener enten, at det ikke er nødvendigt at foretage drastiske ændringer, eller de har valgt en meget forenklet tilgang til overholdelsen af GDPR.

Nye HR-løsninger kan effektivisere arbejdet i HR-afdelingen, men de fleste løsningsudbydere siger det samme, og fordelene på bundlinjen for resten af virksomheden er uklare. Når GDPR-argumentet er begyndt at blegne føler mange HR-chefer, der ønsker at forbedre processerne, at de går ind i budgetkampen med bagbundne hænder. Samtidig vægtes blødere salgsargumenter, såsom værdier og medarbejderudvikling, ikke højt blandt økonomidirektøren og topledelsen. Hvordan kan HR-cheferne så skabe en overbevisende business case for en ny HR-løsning?

1 – Fremhæv den positive indvirkning på andre forretningsområder

Det er selvfølgelig fristende at tale om, hvordan et nyt HR-system sparer 6 minutter per rekruttering, eller øger effektiviteten ved lønadministration med 20%. Sandheden er, at disse argumenter betragtes som relativt tynde af resten af virksomheden. I stedet for at tale om, hvordan dit liv bliver nemmere, bør du i stedet fokusere på, hvordan du kan støtte virksomhedens forretningsfunktioner.

I stedet for at tale om, hvordan dit arbejde bliver nemmere, bør du ændre fokus.

Hvis du eksempelvis planlægger at tale med CFO’en, virker en HR-løsning, der leverer en markant bedre lønreguleringsproces, mere attraktiv, da den direkte støtter økonomiafdelingen. Effektive Performance Management processer er også særdeles værdifulde for både CFO og CEO, da de empirisk belyser hvem – og hvad – der leverer et positivt afkast for virksomheden, og hvor der skal foretages justeringer.

Når det generelt gælder topledelsen, og især bestyrelsesmedlemmer, kan det være nemmere at argumentere for en ny HR-løsning, som understøtter processer for successionsplanlægning og fremtidssikrer virksomheden i tilfælde af uventede ændringer. Hvis en erfaren medarbejder skulle trække sig tilbage, er det guld værd for bestyrelsen, hvis HR-chefen kan sikre, at en efterfølger er på plads og kan overtage hurtigt.

2 – Opbyg en solid business case med data fra hele virksomheden

Den mest almindelige måde at opbygge en HR-business case på er at indsamle de nødvendige data og oprette et Excel-ark med en ROI-beregner. Der er et stort problem med denne tilgang: Når casen præsenteres for CFO’en, næres der straks mistillid til den, da casen ikke er udarbejdet ved hjælp af data fra økonomiafdelingen.

Det er en bedre tilgang at bevæge sig væk fra silo-tænkningen, der er almindelig i mange virksomheder, og tale direkte med CFO’en, før du udarbejder din forretningsplan. Sørg for at have en åben drøftelse om økonomiafdelingens udfordringer og mål, og brug så tiden på at tænke over, hvordan en ny HR-løsning kan støtte afdelingens arbejde. Og endelig skal du spørge, om du kan arbejde med data fra økonomiafdelingen, før du opbygger din forretningsplan.

Sørg for at skabe en business case med data, som alle stakeholders stoler på.

Den samme tilgang kan bruges, når du taler med andre afdelinger i virksomheden. Når du har fået alle ombord, skal du beregne ROI både på afdelingsniveau og for virksomheden som helhed. Resultatet bliver en langt mere overbevisende business case, der omhandler både de individuelle mål og de samlede mål for virksomheden.

3 – Arbejd sammen med løsningsudbydere, der hjælper dig med at finde nye måder at arbejde på

Leverandører af HR-løsninger er normalt stærke, når det kommer til data og fleksible platforme, men står lidt svagere, når det kommer til udvikling af processer og best practices. Den almindelige tilgang er at bygge præcis det, virksomheden ønsker. Men i mange tilfælde kender virksomhederne ikke de bedste processer, når det eksempelvis gælder medarbejderudvikling og performance, navnlig når det vedrører en organisation af deres størrelse og form.

Identificér leverandører, som får jer til at tænke ud af boksen

Både virksomhederne og løsningsudbyderne har en tendens til silo-tænkning, og best practices bliver sjældent delt. Afsøg derfor markedet for udbydere af HR-løsninger, der fokuserer på først at afdække de interne processer, der betyder mest, og find et fleksibelt system, der kan tilpasses jeres behov. Når det er gjort, henter de eksterne eksperter ind, der kan hjælpe med at skabe best practices for jeres virksomhed.

Og endelig

Medarbejderdata er kernen i HR. Når de udnyttes korrekt, kan handlingsorienteret indsigt fra medarbejderdata give HR-cheferne mulighed for at ændre en hel organisation til det bedre. Velstrukturerede processer, der eksempelvis evaluerer medarbejderengagementet og muliggør høj performance, afslører de sande styrker og svagheder i virksomheden.

HR-chefer kan hjælpe med at nedbryde interne siloer, rådgive ledelsen med at adressere behovene og forudsige fremtidige udfordringer, før de bliver til væsentlige problemer. Ved konsekvent at arbejde for at højne niveauet hos medarbejderne, viser du din værdi for virksomhed og din egne evne.