3 vaihetta, joiden avulla HR voi perustella uusien HR-ratkaisujen kannattavuuden johdolle

Henkilöstöhallinnon johtajat alkoivat kesällä 2019 pistää merkille muutoksen sisäisissä budjettineuvotteluissa. Heidän entinen taikasanansa oli menettänyt voimansa, sillä he eivät pystyneet enää käyttämään GDPR:n noudattamista neuvotteluvalttina määrärahojen hankkimisessa.

Muutoksia ei ole nimittäin juuri tapahtunut sen jälkeen, kun GDPR astui voimaan vuoden 2018 toukokuussa. Yritykset joko tuntevat, ettei suuremmille muutoksille ole tarvetta, tai sitten ne ovat omaksuneet kevyemmän lähestymistavan GDPR:n noudattamiseen.

Nyt kun GDPR on poissa päiväjärjestyksestä, prosessien kehittämiseen pyrkivillä henkilöstöhallinnon johtajilla ei ole enää riittäviä eväitä budjettineuvotteluihin. Arvokkaat, pehmeämmät näkökohdat, kuten arvot ja työntekijöiden kehittäminen, eivät välttämättä saa vastakaikua talousjohtajilta ja ylemmältä johtoportaalta.

Uudet HR-ratkaisut voivat helpottaa ja nopeuttaa HR-asiantuntijoiden työtä, mutta useimmat HR-ratkaisujen tarjoajat voivat vaikuttaa päällepäin samanlaisilta, ja käytännön hyödyt eivät välttämättä ole selkeitä muulle yritykselle. Miten henkilöstöhallinnon johtajat voivat siis perustella uusien HR-ratkaisujen kannattavuuden myyvästi?

1 – Korosta ratkaisun myönteisiä vaikutuksia muihin liiketoimintoihin

Voisit kertoa siitä, miten uusi HR-ratkaisu auttaisi säästämään 6 minuuttia yhtä rekrytointia kohden tai tehostamaan palkanlaskentaa 20 prosentilla. Nämä kannattavuusperusteet voivat kuitenkin näyttää muun yrityksen näkökulmasta hatarilta. Älä siis korosta sitä, miten oma työsi helpottuu, vaan keskity siihen, miten voit itse tukea yrityksesi liiketoimintoja.

Älä siis korosta sitä, miten oma työsi helpottuu, vaan keskity siihen, miten voit itse tukea yrityksesi liiketoimintoja.

Jos aiot esimerkiksi mennä talousjohtajan puheille, palkantarkistusprosessia merkittävästi tehostava HR-ratkaisu voi tehdä suuremman vaikutuksen, koska se tukee talousosastoa suoraan. Perusteelliset kehityskeskustelut ovat äärimmäisen arvokkaita talous- ja toimitusjohtajalle, koska niistä selviää, mitkä seikat ja ketkä ovat hyödyksi yritykselle ja missä on kehittämisen varaa.

Uusi seuraajasuunnitteluprosessia edistävä HR-ratkaisu auttaa turvaamaan yritysten tulevaisuutta yllättävien muutosten varalta – myös johtoportaan ja etenkin hallituksen jäsenten kannalta. Jos ylempi tiimin jäsen eroaa, yrityksen hallitus hyötyy suuresti siitä, että henkilöstöhallinnon johtajalla on jäsenen jatkaja jo valmiina tiedossa.

2 – Kokoa vankat kannattavuusperusteet koko yrityksen tietojen pohjalta

HR-ratkaisun kannattavuusperusteet koostetaan yleensä kokoamalla tarvittavat tiedot yhteen, luomalla Excel-taulukko ja käyttämällä ROI-laskinta. Tässä menetelmässä on yksi merkittävä sudenkuoppa: kun perusteet esitellään talousjohtajalle, niihin suhtaudutaan heti epäluuloisesti, sillä ne eivät nojaa talousosaston tietoihin.

Kannattaa siis välttää tällaista monessa yrityksessä esiintyvää lokeroitunutta lähestymistapaa ja keskustella talousjohtajan kanssa suoraan ennen perusteiden laatimista. Keskustelkaa avoimesti talousosaston haasteista ja tavoitteista, ja mieti sitten huolellisesti, miten uusi HR-ratkaisu voisi tukea heidän työtään. Kysy lopuksi, voisitko käyttää talousosaston tietoja ennen perusteiden laatimista.

Rakenna perustelusi luotettavan datan avulla, johon kaikki osalliset voivat luottaa.

Samaa lähestymistapaa voi käyttää myös muiden liiketoimintojen kohdalla. Kun olet käynyt ne kaikki läpi, laske sekä eri osastojen että koko yrityksen sijoitetun pääoman tuotto. Saat näin tuloksesi huomattavasti myyvemmät kannattavuuden perusteet, joissa otetaan sekä yrityksesi yksilölliset tarpeet että sen yleiset tavoitteet huomioon.

3 – Yhteistyö ja uusien toimintatapojen kehittäminen ratkaisujen tarjoajien kanssa

HR-ratkaisujen tarjoajat ovat yleensä tietojen keräämisen ja alustojen yhteensovittamisen asiantuntijoita, mutta ne eivät välttämättä tunne prosessien ja parhaiden käytäntöjen kehittämistä yhtä hyvin. Niillä on usein tapana kehittää juuri yritysten toiveiden mukaisia ratkaisuja. Yritykset eivät kuitenkaan välttämättä tunne esimerkiksi työntekijöiden sitoutuneisuuskyselyiden tai kehityskeskustelujen parhaita menettelytapoja – etenkin, jos kyseessä on erityisen suuri ja rakenteeltaan monimutkainen organisaatio.

Tunnista ja hyödynnä sellaisia HR-ratkaisujen tarjoajia, jotka osaavat ajatella laatikon ulkopuolelta.

Tämäkin johtuu siitä, että sekä yritykset että HR-ratkaisujen tarjoajat työskentelevät omissa lokeroissaan, joiden välillä parhaita käytäntöjä ei juurikaan jaeta. Kannattaakin käyttää sellaisia HR-ratkaisujen tarjoajia, jotka pyrkivät ensin hahmottamaan tärkeimmät sisäiset prosessit ja tarjoavat joustavan järjestelmän tarpeidesi tueksi. Tämän jälkeen HR-ratkaisujen tarjoajat voivat hyödyntää ulkopuolisia asiantuntijoita, jotka auttavat laatimaan yrityksellesi sopivat parhaat käytännöt.

Lopuksi

Työntekijätiedot ovat kaiken HR-toiminnan keskipisteessä. Laadukkaiden työntekijätietojen pohjalta koostetut käytännönläheiset tilastot voivat oikein käytettyinä auttaa henkilöstöhallinnon johtajia ohjaamaan koko organisaatiota parempaan suuntaan. Yrityksesi todelliset vahvuudet ja heikkoudet ovat helpommin hahmotettavissa, kun yrityksessäsi on käytössä selkeästi jäsennellyt prosessit, joiden avulla voidaan esimerkiksi tehdä työtekijöiden sitoutuneisuuskyselyitä ja järjestää kehityskeskusteluja.

Henkilöstöhallinnon johtajat voivat purkaa sisäisiä lokeroita, opastaa johtamista tarpeiden mukaan ja ennustaa tulevaisuuden haasteita ennen kuin ne kasvavat ongelmiksi. Voit osoittaa oman arvosi pyrkimällä tukemaan muuta työyhteisöä.