3 tips för att få igenom ett business case för ett nytt HR-system

Någon gång runt sommaren 2019 började HR-chefer lägga märke till ett skifte i hur interna budgetdiskussioner utspelade sig. De hade förlorat sitt magiska argument – det gick inte längre att använda efterlevnad av GDPR som trumfkort för att få önskade budgetmedel.

Orsaken är att det inte har hänt särskilt mycket sedan GDPR trädde i kraft i maj 2018. Företagen upplever antingen att de inte behöver göra några drastiska förändringar, eller så har de valt att ta mycket lättare på GDPR-efterlevnaden.

När GDPR-argumentet har börjat tyna bort känner många HR-chefer i behov av medel att de går in i budgetkampen med bakbundna händer. Även om mjuka säljargument som värderingar och medarbetarutveckling givetvis har sitt värde är de inte alltid så effektiva när det gäller att övertyga den högsta ledningen.

Nya HR-lösningar kan effektivisera jobbet på HR-avdelningen men de flesta lösningsleverantörer upprepar samma argument och de ekonomiska fördelarna för resten av företaget är oklara. Så hur kan en HR-chef skapa ett ekonomiskt övertygande business case för ett nytt HR-system?

1 – Lyft fram de positiva effekterna för de övriga affärsfunktionerna

Det är naturligtvis frestande att prata om hur ett nytt HR-system kan spara 6 minuter per rekrytering, eller höja effektiviteten i löneadministrationen med 20 %. Sanningen är att båda dessa argument ter sig relativt tunna för övriga delar av företaget. Istället för att tala om hur ditt liv kommer att bli enklare är det bättre att byta fokus och fundera på hur du kan stödja hela företagets affärsfunktioner.

Istället för att tala om hur ditt liv kommer att bli enklare - byt fokus.

Om du exempelvis tänker prata med ekonomichefen uppfattas ett HR-system som ger en betydligt effektivare hantering av lönesamtalen omedelbart som mer tilltalande eftersom den har direkta positiva effekter för ekonomiavdelningen. Robusta medarbetarsamtal är också oerhört värdefulla för ekonomichef och vd, eftersom de ger hårda fakta om vem – och vad – som ger ett positivt bidrag till företaget, och var justeringar behöver göras.

När det gäller högsta ledningen i allmänhet, och styrelseledamöter i synnerhet, kan det vara lättare att argumentera för en ny HR-lösning som bygger upp en process för successionsplanering och framtidssäkrar företaget i händelse av oväntade förändringar. En HR-chef som snabbt kan se till det finns en kompetent efterträdare på plats om en ledande person skulle avgå är av omistligt värde för företagets styrelseledamöter.

2 – Ta fram ett gediget beslutsunderlag som bygger på data från hela organisationen

Det vanliga sättet att underbygga argumenten är att samla in de data som behövs, skapa ett kalkylblad i Excel och använda en ROI-kalkylator. Men det finns ett stort problem med den här metoden: förslaget bygger inte på data som kommer från ekonomiavdelningen och har därför sämre utsikter att övertyga ekonomichefen.

Det är bättre att försöka undvika det isolerade datainsamlande som är så vanligt i många företag och i stället prata direkt med ekonomichefen innan du börjat ta fram ditt förslag. Ha en öppen diskussion om ekonomiska utmaningar och mål och ta dig sedan tid att fundera över hur ett nytt HR-system kan bidra till att uppnå dessa mål. Hör efter om du kan få använda dig av data från ekonomiavdelningen innan du börjar utarbeta ditt business case.

Se till att basera ditt business case på data som alla litar på.

Samma tillvägagångssätt kan användas när man pratar med andra affärsfunktioner. När du har fått alla med dig beräknar du avkastningen på investeringen både på avdelningsnivå och för företaget som helhet. Slutresultatet blir ett betydligt mer övertygande förslag som tar upp både individuella behov och övergripande mål för organisationen.

3 – Samarbeta med systemleverantörer som hjälper dig att bygga nya sätt att arbeta

Leverantörer av HR-lösningar är ofta bra på datainsamling och flexibla plattformar men lite sämre på processutveckling och best practice. Ett vanligt tillvägagångssätt är att skapa exakt den lösning som företaget vill ha. Men ofta känner inte företagen till vilka rutiner som fungerar bäst när det gäller exempelvis medarbetarsamtal eller undersökningar av medarbetarnas motivation, särskilt inte vad som är optimalt för en organisation av just deras storlek och karaktär.

Identifiera de leverantörer som får er att tänka utanför boxen.

Det här beror återigen på att både företag och systemleverantörer ofta arbetar i silor och best practice genomsyrar inte alltid lösningen. Välj en leverantör av HR-lösningar som fokuserar på att först identifiera de viktigaste interna processerna och att tillhandahålla ett flexibelt system som kan anpassas efter era specifika behov. När detta väl är gjort tar de in externa experter som kan hjälpa till med att skapa best practice för just er organisation.

Slutligen

Kärnan i HR är medarbetardata. Om den används på rätt sätt kan kunskap som utvinns ur kvalitativ personalinformation ge HR-chefer möjlighet att genomföra förändringar som gagnar hela organisationen. Välstrukturerade processer som till exempel granskar medarbetarnas engagemang och möjliggör bättre medarbetarsamtal kan tydliggöra företagets sanna styrkor och svagheter.

HR-cheferna kan bidra till att bryta ner interna silor, hjälpa ledningen att tillgodose behov och förutse framtida utmaningar innan de hinner bli verkliga problem. Genom konsekvent arbete för att höja nivån hos medarbetarna visar du din egen duglighet och värde för din organisation.