Business case for nye HR-løsninger

Sommeren 2019 begynte HR-ledere å merke en endring i de interne budsjettrundene. De hadde mistet et trumfkort – de kunne ikke lenger bruke GDPR-samsvar som argument i budsjettforhandlingene.

Grunnen er at det ikke har skjedd stort siden GDPR trådte i kraft i mai 2018. Bedriftene synes ikke de behøver å gjøre drastiske endringer, eller de velger en enklere tilnærming til GDPR-samsvar.

Nye HR-løsninger kan gjøre arbeidet raskere og enklere for HR-avdelingen, men de fleste løsningsleverandører sier det samme, og sluttresultatet for resten av bedriften er uklart. For HR-ledere som ønsker å forbedre prosessene, men ikke har GDPR-argumentet i bakhånd, kan det føles som å stille til knivkamp med en støvkost! Samtidig får de ikke alltid gehør for myke verdier som medarbeiderutvikling hos økonomisjefer og toppledelse. Så hvordan kan HR-ledere utarbeide en overbevisende business case for nye HR-løsninger?

1 – Få frem den positive effekten hos andre forretningsfunksjoner

Det kan naturligvis være fristende å nevne at en ny HR-løsning vil spare seks minutter per rekruttering eller effektivisere lønnsadministrasjonen med 20%. Sett med resten av bedriftens øyne er imidlertid business casen for begge deler svak. I stedet for å snakke om hvordan din egen hverdag kan bli enklere, bør du fokusere på hvordan du kan støtte bedriftens forretningsfunksjoner.

I stedet for å snakke om hvordan din egen hverdag kan bli enklere, bør du endre på fokuset ditt.

Skal du for eksempel ha en samtale med økonomisjefen, vil en HR-løsning som gir en vesentlig bedre lønnsoppgjørsprosess umiddelbart virke mer tiltalende, fordi den støtter økonomiavdelingen direkte. En grundig gjennomgang av prestasjoner er også ekstremt nyttig for økonomisjefen og administrerende direktør, siden den empirisk viser hvem og hva som gir bedriften god avkastning, og hvor det bør foretas justeringer.

Når det gjelder toppledelsen generelt og styret spesielt, kan en ny HR-løsning som skaper en prosess for etterfølgerplanlegging, fremtidssikre bedriften mot uventede endringer. Når en erfaren medarbeider slutter i bedriften, er det svært verdifullt for styret å ha en HR-leder som kan sikre at en etterfølger er på plass og klar til å ta over.

2 – Lag en solid business case som benytter data fra hele bedriften

Den vanlige måten å utarbeide en business case for et HR-prosjekt på er å samle inn dataene du trenger, opprette et Excel-regneark og benytte en ROI-kalkulator. Denne metoden har imidlertid en stor ulempe: Når business casen blir presentert for økonomisjefen, vekker den umiddelbart mistro, fordi den ikke bygger på data fra økonomiavdelingen.

Da er det bedre å bevege seg bort fra den isolerte tilnærmingen som er vanlig i mange bedrifter, og snakke direkte med økonomisjefen før du utarbeider en business case. Snakk åpent om økonomiavdelingens mål og utfordringer, og bruk tid på å vurdere hvordan en ny HR-løsning kan støtte deres arbeid. Spør til slutt om du kan bruke data fra økonomiavdelingen, før du utarbeider din business case.

Sørg for å bygge din business case på data som alle interessenter stoler på.

Samme metode kan benyttes i samtaler med andre forretningsfunksjoner. Når du har fått alle med på laget, kan du beregne avkastning på investeringen på både avdelings- og bedriftsnivå. Resultatet blir en mye mer overbevisende business case, som tar hensyn til både individuelle behov og bedriftens overordnede mål.

3 – Velg løsningsleverandører som hjelper deg å utvikle nye arbeidsmåter

Leverandører av HR-løsninger har ofte sin styrke i datafangst og plattformfleksibilitet, men er ikke nødvendigvis like gode på å utvikle prosesser og bestepraksis. En vanlig metode er å levere nøyaktig det bedriften vil ha. Men i mange tilfeller vet ikke bedriften hva som er de beste prosessene for ting som medarbeiderundersøkelser og gjennomgang av prestasjoner, særlig ikke for bedriftens egen virksomhet og størrelse.

Identifiser og engasjer leverandører som kan hjelpe deg med å tenke utenfor boksen.

Igjen kan dette skyldes at både bedrifter og løsningsleverandører arbeider isolert, og at bestepraksis ikke blir delt. Velg leverandører av HR-løsninger som først fokuserer på å identifisere de viktigste interne prosessene, og deretter tilbyr et fleksibelt system som kan utvikles ut fra bedriftens unike behov. Når det er gjort, stiller de med eksterne eksperter som hjelper deg å skape bestepraksis for nettopp din bedrift.

Til slutt

Ansattdata er kjernen i HR. Praktisk innsikt fra ansattdata av høy kvalitet kan, når den brukes riktig, gjøre HR-ledere i stand til å endre hele organisasjonen til det bedre. Strukturerte prosesser som blant annet undersøker medarbeiderengasjement og muliggjør gjennomgang av prestasjoner, kan avdekke bedriftens reelle styrker og svakheter.

HR-ledere kan bidra til å bryte ned interne skiller, hjelpe ledelsen å avdekke behov og forutse fremtidige problemer før de eskalerer. Når du gjør en innsats for å heve medarbeidernes nivå, viser du hva du er god for, og hvilken ressurs du er for bedriften.