HR-masterdata – finn den rette veien gjennom endringen

Å få en hvilken som helst kropp til å bevege seg harmonisk uten sensoriske input og et sentralnervesystem er en reell utfordring, og det samme gjelder for bedrifter.

Bytt ut organene, lemmene og fingrene med avdelinger, team og medarbeidere, så har du en modell over bedriftens komponenter. Bytt ut øyeeplene, de optiske nervene og pannelappen med databaser, rapporteringsautomatisering og HR-analyse, så forstår du hvorfor HR-ansvarlige famler i mørket uten disse tingene.

En bedrift og enhetene den består av, handler om menneskene som jobber i dem, og en velfungerende HR-avdeling kan skape bedre resultater ved å gi både individuell støtte og skape et oversiktlig bilde av arbeidsstyrkens behov, evner og struktur. Utfordringen med å samordne disse oppgavene blir fremhevet når det skjer endringer – som det hele tiden gjør. For å sikre forretningskontinuitet må HR-avdelingene må ha et solid grunnlag å bygge på. Dette grunnlaget er HR-masterdata.

HR kan bidra ved å gi bedriften oversikt over dens viktigste ressurs – menneskene.

Mennesker, betaling og planlegging 

I skiftende tider er det viktig for selskaper å håndtere endringer trygt og effektivt – enten om det handler om vekst, organisatorisk omstilling eller nedbemanning.

Når medarbeidere begynner eller slutter i bedriften, har HR-avdelinger med solide masterdata et faktagrunnlag for å forstå hvordan en vellykket medarbeiderreise ser ut og hvordan du kan organisere HCM og tilknyttede prosesser. De vil kunne rekruttere gjennom digitale kanaler på en smartere måte, bygge etterfølgerplaner som sikrer at avdelingene aldri mangler det personellet de trenger, og gi verdifull veiledning når det er nødvendig med omstrukturering eller permittering.

Viktige data om medarbeiderne dine gir også viktig informasjon til støtte for funksjoner i andre forretningsenheter. For eksempel er lønn en stor utgift for bedrifter, og det er avgjørende å ha oversikt over tallene ved gjennomgang av kostnadene.

Oversikt over årsakene bak tallene vil hjelpe deg med å ta de riktige beslutningene når du planlegger og organiserer medarbeiderne.

Det er også viktige å spore planer for fravær, ferier og fjernarbeid for å se hva som skjer. I tillegg til bedre planlegging av talenter og ressurser bidrar et solid sett med HR-masterdata også til å tolke trender og muliggjøre bedre prognoser.

Støtt medarbeiderne dine med struktur og innsikt

Det er viktigere enn noensinne at HR bygger nye digitale prosesser for å få kontakt med medarbeiderne. Et raskt skifte til digitale kanaler er avgjørende for å holde en nøyaktig oversikt. Det å støtte forretningsdrift og forretningskontinuitet er en åpenbar fordel med digitale HR-verktøy og nøyaktige HR-masterdata, men de vil også hjelpe deg å støtte medarbeiderne dine etter hvert som deres roller, jobber og bransjer utvikler seg.

Strategier endres raskt, og de riktige digitale verktøyene er avgjørende for å samle inn data, kommunisere effektivt, implementere endringer, lede folk i riktig retning, spore fremgangen din og gjøre nødvendige justeringer. Digitale HR-prosesser, som for eksempel e-signering eller digitale vurderingsverktøy, gjør oss ikke bare mer effektive: de støtter også hybrid arbeidspraksis og organisatorisk motstandskraft.

Fra et praktisk perspektiv kan informerte HR-beslutninger og anbefalinger bare tas hvis du har et fullstendig bilde av medarbeiderne og tydelige strategiske mål.

Masterdata skal gi deg innsikt i alle relevante HR-funksjoner og prosesser. Et HR-masterdatasett basert på riktige KPI-er inkluderer datapunkter som gir en bedre kollektiv forståelse av områder som angår personalet, men også av områder som personlig utvikling og individuell motivasjon. Hvis du er sterk på kompetansekartlegging, men svak på individuell målsetting, kan du risikere å demotivere folk ved å lede dem inn på en utviklingsvei som støtter selskapets strategi, men ikke engasjerer dem positivt på et personlig nivå.

Riktig strukturerte HR-masterdata kan også fungere som et vindu til en bedrifts kultur, selv på global skala. Det kan være vanskelig å vite om forretningsenheter og ulike lokasjoner har tatt i bruk bedriftsomfattende kulturpoeng, eller om HR-initiativer har riktig effekt. En standardisert, automatisert prosess for innsamling av data kan gi en detaljert oversikt over team og plasseringer, samt en lands- og bedriftsomfattende forståelse av hvor mye fremgang som virkelig gjøres.

Med riktige HR-data og KPI-er for HR kan du bevare og verne om det som gjør organisasjonen din unik – din kultur.

Sporing av HR-ROI

Innsikt som denne hjelper HR-ansvarlige med å spore ROI for initiativene sine. Tilgang til HR-masterdata bidrar også til å sikre at beslutningstaking er godt informert og basert på nøyaktige data.

Som en ett-minutts øvelse kan du svare på disse spørsmålene:

• Hvor mange mennesker jobber det hos oss i dag?
• Kan jeg se et oppdatert organisasjonskart?
• Hvor finner vi kontaktinformasjonen deres?
• Hvor mange er sykemeldt eller jobber hjemmefra?

En automatisert prosess designet for å samle inn og håndtere medarbeiderdata i samsvar med GDPR, personvern og arbeidslovkrav gir ikke bare de riktige svarene, men bidrar også til besparelser i form av tid, penger og potensielle fremtidige juridiske kostnader.

For eksempel har HR-avdelinger som har tatt i bruk fullstendig digitaliserte prosesser for kontraktsoppretting, oppnådd en samlet effektivitetsbesparelse på 50–75 %. Digitale HR-verktøy vil spare enhver organisasjon for enormt mye tid – en ressurs som blir knappere for hver dag for HR-ansvarlige som trenger å foreta raske, avgjørende handlinger.

Til slutt

Det finnes ikke noe som heter det perfekte settet med HR-masterdata, og disse dataene endres raskere enn noensinne. Jeg foreslår følgende: Bygg på toppen av et solid, automatisert, administrativt grunnlag. Bestem hva du skal spore ved å definere KPI-er som hjelper deg med å holde en oppdatert oversikt over bedriftens viktigste ressurs – menneskene. Mål effekten av initiativene dine og fortsett å lære alt du kan om organisasjonen din. Da er du på rett vei.