Att välja HR-system: 5 frågor att ställa

Att köpa in ett nytt HR-system är ett stort beslut oavsett om det handlar om att byta ut ett befintligt eller digitalisera processer.

Innan ni börjar botanisera bland de lösningar som finns på marknaden är det bra att stanna upp och fundera kring dessa frågor:

Hur viktigt är HR för företagets strategi? Att fundera kring HRs strategiska och operativa roll och vilka förväntningar som finns brukar vara en bra start.
Vilken är kostnaden för ett HR-system på lång sikt (och vilken är kostnaden i pengar och arbetstid för era nuvarande processer)?
Hur betalar sig investeringen, dvs. vilken ROI kan ni förvänta er?
Hur mycket arbete kommer det medföra?

När ni har funderat kring dessa frågor är det dags att skriva en önskelista över vad ni vill att ert nya HR-system ska kunna hjälpa er med. Är det viktigaste att samla information på ett och samma ställe? Eller är det data för beslutsfattande som står i fokus? Eller något helt annat? Oavsett vad är det bra att skriva en ordentlig kravlista. Utöver specifika funktioner ni behöver är det också bra att se på de olika HR-systemen utifrån potential, processer och hur ni kan skala upp och ner allteftersom era behov förändras. Här är fem frågor att fundera kring:

1) Hur säkerställer systemet att er viktigaste HR-data alltid är tillgänglig för rätt personer vid rätt tidpunkt?

Systemet bör ha en analysfunktion kopplad till de viktigaste HR-aktiviteterna. Data ska kunna samlas in, bearbetas och göras tillgänglig i ett användbart format i realtid. Ett bra alternativ att titta på är möjligheten att presentera data i en dashboard för att säkerställa att de viktigaste siffrorna är tillgängliga för rätt personer.

2) Kan systemet hjälpa er att bygga era HR-processer med medarbetarna i centrum?

Medarbetarupplevelser står alltmer i centrum. I en tuff kamp om de bästa talangerna är det inte tillräckligt att enbart erbjuda en hög lön. Företagen måste se över sin verksamhet utifrån medarbetarnas perspektiv och HR-systemet måste stödja detta.

3) Har systemet stöd för flexibilitet och agila anställningsprocesser?

Stöder systemet en agil anställningskultur? Först började arbetsgivarna verka för större flexibilitet, och nu har även medarbetarna börjat förvänta sig flexibilitet. Folk slutar och kommer tillbaka, andra arbetar säsongsvis, på distans eller på konsultbasis. Allt detta måste administreras på rätt sätt.

4) Kan HR-systemet växa tillsammans med er?

Alla HR-system bör stödja organisationens behov av förändring. Därför är flexibel kompetensuppföljning och kompetensbyggande viktiga inslag i ett bra HR-system. Du vill vara framför kompetenskurvan – inte bakom den, eller hur?

5) Är systemet under konstant utveckling?

Leta efter lösningar som är under ständig utveckling. Det är en fördel om ditt HR-system är lätt att anpassa allteftersom omständigheter och bestämmelser förändras och tekniken utvecklas. Nyckeln är att kunna vara agil. Om varje mindre anpassning och förändring kräver en armé av konsulter och utvecklare kommer det krävas många timmars extrajobb i onödan.

Vill du läsa mer om att köpa in HR-system rekommenderar vi vår upphandlingsguide. Du är självklart alltid välkommen att boka en demo med oss om du är nyfiken på om Sympa kan matcha era behov.

Ledarskap och affärer